Egy cégvezetőnek nagyon sok mindenre kell egyszerre odafigyelni és kézben tartani, ami egyszerűen lehetetlenné válik, ha a vállalkozás méretei egy bizonyos lépcsőfokot átlépnek. Az ügyviteli rendszer a kisebb cégek esetében is nagyon hasznos, de egyenesen kötelező, amennyiben a hatékonyság növelése a cél.
Ugyanis az ügyviteli rendszer minden apró részletre rálátást ad anélkül, hogy végig kellene járni a munkapontokat és óriási iratcsomókat halmozna fel az asztalára. Ha szeretné, akkor megtekintheti, hogy egyes projektek milyen fázisban vannak, hogy áll a költségvetés és akár statisztikát is készíthet.
Ugyanakkor a régi dokumentumokat is pillanatok alatt előkeresheti és az alkalmazottak adatait is bármikor le tudja kérni, kezdve attól, hogy mikortól dolgozik a cégnél egészen addig, hogy aktuálisan éppen milyen feladatot lát el. Vagyis az ügyviteli rendszer nemcsak időt spórol a vezetőségnek, hanem jelentősen hozzájárul ahhoz is, hogy könnyebben tudják intézni az ügyeket és az energiájukat fontosabb dolgokra tudják összpontosítani.